Referenzen
Heinz Ostendorf GmbH & Co KG Bauunternehmung
Das Problem des Kunden:
In der Baubranche fällt täglich eine Vielzahl an Dokumenten und Eingangsrechnungen an. Die manuelle Bearbeitung, Prüfung und Archivierung kostete nicht nur Zeit, sondern war auch fehleranfällig und unübersichtlich – besonders bei komplexen Rechnungspositionen.
Unsere Lösung:
Mit BAUdigital, unserer spezialisierten DMS-Lösung für die Baubranche, haben wir den Rechnungseingangsprozess digitalisiert und automatisiert. Die Lösung ermöglicht unter anderem positionsbezogene Korrekturen direkt im System mit automatischer Neuberechnung – revisionssicher archiviert in einem zentralen, digitalen Archiv.
Das Ergebnis:
Ein spürbar verschlankter Arbeitsablauf, enorme Zeitersparnis für Bauleiter und Buchhaltung – und endlich ein System, das exakt auf die Anforderungen der Branche zugeschnitten ist.
Klemens Weber (Heinz Ostendorf GmbH & Co KG Bauunternehmung, Geschäftsführer, März 2023)
Meyer Fensterwerke GmbH
Das Problem des Kunden:
Meyer Fensterwerke suchte nach einer Lösung zur automatisierten Ablage und Prüfung eingehender Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine und Auftragsbestätigungen. Ziel war eine zentrale, strukturierte Dokumentenablage mit direkter Anbindung an das vorhandene ERP-System – um Zeit zu sparen und die Recherche zu vereinfachen.
Unsere Lösung:
Bereits 2019 richteten wir ein Dokumentenmanagementsystem ein, das eingehende Belege automatisch erkennt, sortiert und archiviert. Neben einem Workflow für die Rechnungsprüfung wurde eine Schnittstelle zum vorhandenen ERP-System integriert, sodass Dokumente auch dort direkt zur Verfügung stehen.
In den folgenden Jahren haben wir die Lösung konsequent weiterentwickelt:
– Einführung einer digitalen Personalakte mit entsprechenden HR-Workflows
– System-Update zur E-Rechnungspflicht 2025, damit elektronische Rechnungen ordnungsgemäß empfangen, verarbeitet und revisionssicher archiviert werden
Das Ergebnis:
Heute verfügt die Meyer Fensterwerke GmbH über ein zukunftssicheres Workflowmanagementsystem, das weit mehr abdeckt als die ursprüngliche digitale Auftragsakte und Rechnungsverarbeitung. Neben einer effizienten Dokumentenablage profitieren auch die Personalabteilung und die Finanzbuchhaltung von automatisierten, rechtssicheren Prozessen. So spart das Unternehmen Zeit, vermeidet Medienbrüche und ist optimal für die gesetzlichen Anforderungen von heute und der kommenden Jahre aufgestellt.
Petra Janßen (Meyer Fensterwerke GmbH, Geschäftsführung, August 2025)
Sozialstation Ammerland-Wesermarsch GmbH
Das Problem des Kunden:
Die stetig steigende Zahl an analogen und digitalen Dokumenten sowie E-Mails führte zu unübersichtlichen Aktenstrukturen, doppelten Dateien und einem hohen Verwaltungsaufwand – besonders im Bereich der Pflegedokumentation.
Unsere Lösung:
Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), das Dokumente revisionssicher archiviert, Volltext durchsuchbar macht und klare Zugriffsrechte ermöglicht. E-Mail-Archivierung per Journaling, digitale Personalakten mit automatischer Verschlagwortung und Integration eines Rechnungsworkflows sorgen für strukturierte Prozesse.
Das Ergebnis:
Mehr Übersicht, schnellere Informationsverfügbarkeit und eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. Die Sozialstation ist auf dem Weg zum papierärmeren Arbeiten – gesetzeskonform, effizient und zukunftssicher.
Olaf Loose (Sozialstation Ammerland-Wesermarsch GmbH, Geschäftsführer, April 2019)
Was unsere Kunden sagen
Petra Janßen
Geschäftsführerin
Büroassistenz
Geschäftsführer
