Digitale Rechnungsverarbeitung
Digitale Rechnungsverarbeitung: Schluss mit Papierbergen und Freigabe-Chaos
Viele kleine und mittlere Unternehmen bearbeiten ihre Eingangsrechnungen noch manuell. Das bedeutet: lange Liegezeiten, fehlende Transparenz und ein hoher administrativer Aufwand. Mit einer digitalen Rechnungsverarbeitung vereinfachen Sie Ihre Buchhaltungsprozesse und sorgen für Klarheit und Effizienz.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Rechnungen automatisch erfassen (inkl. OCR-Erkennung)
- Digitale Prüf- und Freigabeprozesse abbilden
- Transparente Workflows mit Verantwortlichkeiten und Fristen
- Revisionssichere Ablage der Rechnungen im Archiv
Fit für die E-Rechnungspflicht ab 2025:
- Verarbeitung von XRechnungen und ZUGFeRD-Formaten
- Automatische Validierung und strukturierte Weiterleitung
- GoBD- und DSGVO-konforme Speicherung
Die passende Software-Lösung:
- Ideal für Unternehmen mit wiederkehrenden Rechnungsprozessen
- Individuell anpassbare Workflows für alle Unternehmensgrößen
- Rechnungen stehen sofort zur Verfügung
Aus der Praxis
Digitale Rechnungsverarbeitung bei einem mittelständischen Unternehmen
Ausgangslage
Ein wachsendes Elektrounternehmen mit rund 40 Mitarbeitenden, bearbeitete seine Eingangsrechnungen bisher vollständig manuell. Eingehende Rechnungen wurden ausgedruckt, händisch geprüft, per Hauspost weitergeleitet und dann in Ordnern abgeheftet. Das führte zu langen Bearbeitungszeiten, unklaren Zuständigkeiten und gelegentlichen Versäumnissen der Zahlungsfristen.
Die Lösung mit BÜROdigital Flow
Um Prozesse zu automatisieren und Transparenz zu schaffen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung von BÜROdigital Flow. Eingehende Rechnungen – egal ob als PDF oder XRechnung – werden nun automatisch erkannt, digital erfasst und über einen vordefinierten Workflow an die zuständigen Personen zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Fristen und Zuständigkeiten sind klar definiert, Erinnerungen erfolgen automatisch.
Das Ergebnis
Heute profitiert das Unternehmen von einem schlanken, digitalen Rechnungsprozess: deutlich kürzere Durchlaufzeiten, mehr Übersicht und eine lückenlose, GoBD-konforme Archivierung. Dank der digitalen Lösung konnte das Team nicht nur Zeit sparen, sondern auch die interne Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung, Einkauf und Geschäftsführung spürbar verbessern – und war gleichzeitig bestens vorbereitet für die eingeführte E-Rechnungspflicht seit Anfang 2025.
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