Ihre Experten für Dokumenten- und Workflowmanagement in der Cloud oder On Premise
Die Weiss Büro-Digital GmbH aus Westerstede ist Ihr Partner für Dokumentenmanagementsysteme im Raum Oldenburg. Wir verbinden digitale Ablage mit klaren Workflows für Ihre Geschäftsprozesse.
Dokumente zentral verwalten und Geschäftsprozesse vereinfachen
Eine Rechnung wartet im E-Mail-Postfach, ein Vertrag liegt auf dem Laufwerk und wichtige Daten befinden sich in unterschiedlichen Akten. Die Suche kostet Zeit, Rückfragen verzögern die Bearbeitung und Zuständigkeiten bleiben unklar.
Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, schafft eine gemeinsame Grundlage für die Verwaltung Ihrer Geschäftsunterlagen. Ihre Mitarbeiter erhalten Zugriff auf die benötigten Informationen entsprechend ihren Berechtigungen. Ergänzende Workflows helfen dabei, Aufgaben gezielt weiterzugeben und wiederkehrende Abläufe zu strukturieren.
Wir betrachten gemeinsam mit Ihnen, wo unnötiger Aufwand entsteht und welche Möglichkeit zur Automatisierung sinnvoll ist. Auf dieser Basis entwickeln wir einen passenden Ansatz für Ihr digitales Büro.
Unsere DMS-Produkte für Ihr Unternehmen
Flexibel, skalierbar und auf Ihre Anforderungen abgestimmt.
Welche Software passt, hängt von Ihren Anforderungen ab. Die Anzahl der Nutzer, das Dokumentenaufkommen und die gewünschten Prozesse spielen dabei eine wichtige Rolle. Unsere Produkte bieten unterschiedliche Einstiege in digitales Dokumentenmanagement und Workflowmanagement.
Digitale Dokumentenprozesse leicht gemacht. Vom Archiv bis zur Rechnungsverarbeitung arbeiten Sie effizient und rechtssicher.
Das smarte Workflowmanagementsystem für Bauunternehmen strukturiert Ihre Abläufe und ermöglicht digitales, mobiles Arbeiten auf der Baustelle.
Flexibel, sicher, skalierbar – mit unseren Cloudlösungen arbeiten Sie ortsunabhängig und stets auf dem neuesten Stand.
Diese Arbeitsprozesse können Sie digitalisieren
Beginnen Sie dort, wo Ihr Unternehmen am meisten Unterstützung benötigt. Individuelle Anforderungen? Wir haben die passende Antwort. Unsere Lösungen optimieren Ihre Prozesse nachhaltig.
Digitale Rechnungsverarbeitung
Die digitale Rechnungsverarbeitung automatisiert den gesamten Eingangsrechnungsprozess. Organisieren Sie den Weg einer Rechnung vom Eingang über die Prüfung bis zur Freigabe. Die Verarbeitung elektronischer Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung lässt sich dabei in den vorgesehenen Prozess einbinden.
Digitale Dokumentenarchivierung
Mit digitaler Archivierung speichern Sie sicher, platzsparend und gesetzeskonform und haben alle Unterlagen sekundenschnell im Zugriff. Bestimmte Dokumente müssen revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden. Die GoBD gelten nur für aufbewahrungspflichtige Belege.
Digitale Projektakte
Die digitale Projektakte bündelt alle projektbezogenen Informationen zentral, strukturiert und jederzeit abrufbar, für eine effiziente Zusammenarbeit ohne Medienbrüche.
Digitales Vertragsmanagement
Digitales Vertragsmanagement ermöglicht die zentrale, revisionssichere Verwaltung aller Verträge – jederzeit auffindbar, fristgerecht überwacht und effizient im gesamten Unternehmen nutzbar.
Was unsere Kunden sagen
Petra Janßen
Geschäftsführerin
Büroassistenz
Geschäftsführer
Welche Vorteile bietet ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS erleichtert den Umgang mit Informationen im Arbeitsalltag. Statt Dokumente mehrfach abzulegen oder per E-Mail weiterzureichen, schaffen Sie eine gemeinsame Informationsbasis.
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Eine zentrale Ablage verkürzt die Suche nach Geschäftsunterlagen.
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Klare Zuständigkeiten erleichtern die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter.
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Digitale Freigaben reduzieren manuelle Abstimmungen.
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Strukturierte Prozesse machen offene Aufgaben besser nachvollziehbar.
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Die Automatisierung wiederkehrender Schritte reduziert den Aufwand.
Auch im Qualitätsmanagement ist eine geordnete Dokumentenverwaltung hilfreich. Bei der Erstellung und Überarbeitung interner Vorgaben stellt sich beispielsweise die Frage, welche Fassung gültig ist und wer diese freigibt. Im Rahmen der Beratung klären wir, welche Anforderungen Ihre DMS-Lösung dafür erfüllen muss. Zusätzlich helfen automatisierte Prozesse, gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien einzuhalten.
Die Weiss Büro-Digital GmbH: Ihr DMS-Partner aus Westerstede
Erfahren Sie, wer wir sind, wie alles begann und warum wir heute eine der ersten Adressen für digitales Dokumentenmanagement im Raum Oldenburg sind. Wir bündeln unsere Expertise in Dokumentenmanagement, digitaler Archivierung und Workflowlösungen.
Unser Ziel: effiziente, rechtssichere und praxisnahe Digitalisierung, die perfekt zu den Prozessen unserer Kunden passt. Dabei setzen wir auf persönliche Beratung, einfache Bedienung und Lösungen, die im Alltag funktionieren.
So begleiten wir die Einführung Ihres DMS
Eine erfolgreiche Einführung beginnt mit dem Verständnis Ihrer Abläufe. Wir begleiten Sie von der ersten Bestandsaufnahme bis zur Nutzung im Arbeitsalltag.
Anforderungen und Abläufe gemeinsam betrachten
Welche Dokumente bearbeiten Sie? Wer benötigt welche Informationen? Wo entstehen Wartezeiten? Diese Fragen bilden die Grundlage für die Auswahl und Planung.
Die passende Lösung einrichten
Auf Basis Ihrer Anforderungen planen wir die Einrichtung und die benötigten Verbindungen zu bestehenden Systemen. Jede Funktion soll einen konkreten Nutzen für Ihre Arbeitsprozesse erfüllen.
Mitarbeiter bei der Nutzung unterstützen
Wir unterstützen Ihr Team beim Einstieg und stehen auch nach der Einführung als Ansprechpartner an Ihrer Seite. So können Fragen aufgegriffen und Prozesse weiterentwickelt werden.
Ausgewählte Kunden, die auf uns setzen
FAQ – Häufige Frage zum Dokumentenmanagement
Was ist ein Dokumenten Management System?
Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine Software zur strukturierten Verwaltung digitaler Dokumente. Es erleichtert die Ablage, Suche und Bereitstellung von Geschäftsunterlagen. Abhängig von der Lösung können zusätzlich Workflows zur Bearbeitung und Freigabe eingerichtet werden.
Wann lohnt sich die Einführung eines DMS?
Ein guter Grund für die Einführung sind lange Suchzeiten, doppelte Ablagen oder stockende Freigaben. Entscheidend ist, wo Ihre bisherigen Prozesse Zeit kosten und welche Verbesserungen Sie erreichen möchten. Daraus ergibt sich der passende Umfang Ihrer Lösung.
Ist die Nutzung in der Cloud oder On Premise möglich?
Beide Betriebsmodelle kommen je nach Lösung und Anforderungen infrage. Bei der Auswahl betrachten wir Ihre vorhandene Infrastruktur, gewünschte Flexibilität und die Organisation des laufenden Betriebs.
Wie finde ich die passende DMS-Lösung?
Beginnen Sie mit Ihren wichtigsten Anforderungen. Dazu gehören die Art Ihrer Unterlagen, die Anzahl der Mitarbeiter mit Zugriff und die gewünschten Abläufe. Wir helfen Ihnen, diese Anforderungen einzuordnen und einen sinnvollen Einstieg festzulegen.