Digitales Vertragsmanagement
Digitales Vertragsmanagement: Verträge im Griff statt im Schrank
Verträge regeln wichtige Beziehungen – doch in vielen Unternehmen fehlt die Übersicht. Verpasste Fristen, fehlende Versionen oder unklare Zuständigkeiten sind keine Seltenheit. Mit dem digitalen Vertragsmanagement schaffen Sie Transparenz und Sicherheit.
Häufige Probleme:
- Verträge liegen in Papierform oder verstreut auf Rechnern
- Fristen und Wiedervorlagen werden übersehen
- Zugriff für berechtigte Mitarbeitende fehlt
Unsere Lösung:
- Digitale Vertragsakten
- Fristenmanagement & automatische Erinnerungen
- Elektronische Signaturmöglichkeiten (z. B. für Dienstleistungs- und Kaufverträge)
- Zugriffsrechte & Protokollierung für Datenschutz
Unsere Empfehlung:
- Besonders für Unternehmen mit vielen laufenden Verträgen
Aus der Praxis
Digitales Vertragsmanagement in einer Rechtsanwaltskanzlei
Ausgangslage
Die Kanzlei betreut Mandanten aus Wirtschaft und Privatbereich und verwaltet eine Vielzahl an Verträgen – von Mandatsvereinbarungen über Honorarvereinbarungen bis hin zu Miet-und Arbeitsverträgen für eigene Angestellte. Die Ablage erfolgte bislang in Papierform oder dezentral auf verschiedenen Arbeitsplätzen. Es fehlte eine zentrale Übersicht, Fristen für Vertragsverlängerungen oder Kündigungen wurden nur manuell überwacht – mit hohem Risiko für Versäumnisse.
Die Lösung mit BÜROdigital Pro
Mit BÜROdigital Pro wurde eine strukturierte, digitale Vertragsakte eingeführt. Alle bestehenden Verträge wurden digitalisiert und mit Wiedervorlage- und Fristenfunktionen versehen. Automatische Benachrichtigungen erinnern nun frühzeitig an wichtige Termine. Durch differenzierte Zugriffsrechte können Mitarbeitende nur die für sie relevanten Verträge einsehen – das sorgt für Datenschutz und Übersicht. Für neue Mandatsverträge wird nun automatisch erstellt, nur einzelne Passagen werden angepasst, digital Unterschrieben und zum Kunden geschickt, damit auch dieser digital unterzeichnen kann.
Das Ergebnis
Die Kanzlei profitiert heute von einem zentralen, datenschutzkonformen Vertragsmanagementsystem, das den Kanzleialltag deutlich entlastet. Keine vergessenen Fristen mehr, weniger Papierberge und ein schneller Zugriff auf alle relevanten Unterlagen – im Büro oder im Homeoffice. Die Kanzlei gewinnt Zeit für das Wesentliche: Die juristische Arbeit.
Ausgewählte Kunden, die auf uns setzen
