Digitale Projektakte
Digitale Projektakte für Unternehmen:
Alles im Blick, alles im System
Mit einer digitalen Projektakte verwalten Sie alle Dokumente, Aufgaben und Abläufe zentral. Ideal für Teams, die effizient und transparent arbeiten wollen.
Sie vergessen keine Abgabe- oder Kündigungsfristen, BÜROdigital erinnert Sie rechtzeitig. So wird Projektarbeit effizient, sicher und nachvollziehbar.
Die typischen Probleme:
- Informationen liegen in Mails, Excel-Dateien oder analogen Notizen
- Keine zentrale Ablage oder sehr komplexe Ablagestruktur für Pläne, Aufgaben, Protokolle
- Kein strukturierter Ablauf
Die digitale Lösung:
- Zentrale Projektakte für Dokumente, Aufgaben, Kommunikation
- Rollenbasierte Zugriffsrechte & klare Zuständigkeiten
- Transparente Abläufe
Unsere Empfehlung:
- Ideal für Unternehmen mit teamübergreifenden Projekten
- Kompatibel mit Workflows, Vertragsakten und Archivsystem
Aus der Praxis
Digitale Projektakte im Einsatz bei einem Architekturbüro
Ausgangslage
Ein mittelständisches Architekturbüro betreute mehrere Bauprojekte parallel – jedes mit einer Vielzahl an Zeichnungen, E-Mails, Angeboten, Verträgen und Abnahmen. Die Dokumente waren verteilt auf lokalen Laufwerken, in E-Mail-Postfächern und Papierordnern. Das erschwerte die Zusammenarbeit, führte zu doppelten Ablagen. Die Einhaltung von Fristen ist gerade in Urlaubszeiten extrem schwierig.
Die Lösung mit BÜROdigital Pro
Mit BÜROdigital Pro richteten wir für das Architekturbüro eine digitale Projektakte ein – zentral, durchsuchbar und strukturiert. Jede Akte enthält projektbezogene Dokumente, E-Mails, Pläne und Freigaben. Durch automatisierte Workflows werden Aufgaben zugewiesen, Fristen gesetzt und Versionen lückenlos dokumentiert. BÜROdigital erinnert Sie z.B. per Mail oder Teams rechtzeitig an Fristen. Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur berechtigte Projektbeteiligte Einsicht erhalten.
Das Ergebnis
Alle relevanten Projektunterlagen sind heute an einem Ort verfügbar – revisionssicher, DSGVO-konform und jederzeit zugänglich – auch mobil. Die Zusammenarbeit im Team ist effizienter, Entscheidungen sind besser dokumentiert und die Projektleitung hat jederzeit den vollen Überblick. Dank der digitalen Projektakte spart das Büro täglich Zeit und vermeidet Fehlerquellen durch Medienbrüche.
Ausgewählte Kunden, die auf uns setzen
