Digitale Archivierung

Mit BÜROdigital archivieren Sie Dokumente und E-Rechnungen sicher, strukturiert und revisionssicher. Ideal für KMU.

Digitale Archivierung: Sicher, strukturiert, jederzeit verfügbar

Papierakten, veraltete Ordnerstrukturen oder verstreute Dateien auf Netzlaufwerken? Das muss nicht sein. Mit digitaler Archivierung schaffen Sie Ordnung, sparen Zeit und erfüllen gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen.

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Typische Herausforderungen:

Lange Suchzeiten nach Dokumenten
Keine GoBD-konforme Ablage
Kein Überblick über aktuelle Versionen

Ihre Lösung:

Revisionssichere Archivierung aller Dokumente (inkl. E-Mails und E-Rechnungen)
Strukturierte Ablage nach individuell anpassbaren Kategorien
Volltextsuche für sekundenschnellen Zugriff

Unsere Produktlösungen:

BÜROdigital Start / Team für kleinere und wachsende Unternehmen,
Cloudservices für ortsunabhängigen Zugriff und Sicherheit, wenn eine VPN-Verbindung nicht möglich ist.

Sorgen Sie für Ordnung – mit einem digitalen Archiv, das mitwächst.

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Aus der Praxis

Digitale Archivierung bei einem Handwerksbetrieb

Ausgangslage

Ein regionaler Handwerksbetrieb, hatte über Jahre hinweg Papierordner und Netzlaufwerke im Einsatz, um Angebote, Rechnungen und Wartungsverträge zu archivieren.

Mit wachsender Auftragslage stieg jedoch auch der Aufwand – Dokumente waren schwer auffindbar, es gab keine zentrale Struktur und eine GoBD-konforme Archivierung war nicht sichergestellt.

Die Lösung mit BÜROdigital Team

Gemeinsam mit der Weiss Büro-Digital GmbH wurde BÜROdigital Team eingeführt – eine schlanke Einstiegslösung zur digitalen Archivierung. Die digitale Ablagestruktur wurde importiert, neue Dokumente archiviert das System automatisch. Dank individuell definierbarer Kategorien und Volltextsuche findet das Team heute jede Wartungsakte oder E-Mail innerhalb von Sekunden. Da man sich zusätzlich für den Cloudservice entschieden hat, wird BÜROdigital in der Cloud betrieben. Keiner muss sich um die Wartung und Datensicherung kümmern. Jeder mit Zugriffsberechtigung kann von überall auf die Daten zugreifen. Somit können die Monteure auch mobil auf Pläne und Serviceberichte zugreifen können – zum Beispiel über das Tablet auf der Baustelle.

Das Ergebnis

Der Handwerksbetrieb spart heute täglich wertvolle Zeit bei der Dokumentensuche, erfüllt die GoBD-Anforderungen und profitiert von einer digitalen Ordnung, die mit dem Unternehmen mitwächst. Besonders der mobile Zugriff wird vom Team als echter Mehrwert empfunden – schnell, sicher und unkompliziert.