BAUdigital
Baurechnungen in einem Viertel der Zeit bearbeiten
Die Premium-Software, die Ihre Buchhaltung und Projektleiter digital zusammenarbeiten lässt. Mit BAUdigital bringen Sie frischen Wind in Ihre Rechnungsbearbeitung. Von der ersten Sichtprüfung bis hin zur Übergabe geprüfter und korrigierter Rechnungen an das FiBu-System laufen alle Schritte digital.
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Mehr Informationen
- KI-basierte Erfassung der Rechnungsdaten
- Be- und Verarbeitung auch von E-Rechnungsformaten (z.B. ZUGFeRD, X-Rechnung)
- Rechnungskorrektur auf Positionsebene
- Neuberechnungen aller Summen und Erstellung eines Rechnungsprotokolls
- Automatischer E-Mailversand der Rechnungskorrekturen an den Lieferanten
- Suche über alle Dokumenteninhalte via Volltextsuche
- Rechtskonforme Archivierung Ihrer Dokumente und E-Rechnungen
- Webbasiert: Dokumente jederzeit und überall im Zugriff
Warum Sie auf BAUdigital setzen sollten
Rechtlich GoBD konforme Archivierung (wichtig für das Finanzamt)
Bis zu 75% Zeitersparnis bei der Bearbeitung einer jeden Rechnung
Spezialisiert auf Besonderheiten der Baubranche
Schnelle Lösungsfindung durch persönlichen Support
Hochwertige Leistung zu einem angemessenen Preis
Maßgeschneidert: Eine Lösung, die zu Ihnen passt
Ausgewählte Kundenreferenzen
Branchenspezifische Workflows und klare Kennzahlen:
So optimiert BAUdigital unsere Abläufe
„Wir standen vor der Herausforderung, dass unser bisheriges Dokumentenmanagementsystem keine Schnittstelle zu unserer Finanzbuchhaltung hatte. Deshalb haben wir uns nach einer Alternative umgesehen und mit BAUdigital eine Lösung gefunden, die nicht nur ein digitales Archiv bietet, sondern auch Workflows abbildet, die speziell auf die Baubranche zugeschnitten sind. Besonders hilfreich sind für uns die zusätzlichen Funktionen wie die Unterstützung von Sammelrechnungen und die Möglichkeit, dass wir positionsbezogen Rechnungen korrigieren können. Die automatische Erkennung sämtlicher Rechnungsdaten funktioniert sehr gut und erspart somit ständig wiederholende Arbeitsschritte. Das ergänzende Power BI Dashboard verschafft uns zudem jederzeit einen klaren Überblick über unsere Top-Lieferanten und liefert wichtige Unternehmenskennzahlen.“
Geschäftsführer
Revolutioniert unsere Arbeitsweise und stärkt unsere Zukunft
„Dank BAUdigital haben wir eine zukunftsweisende Entscheidung getroffen und unsere internen Workflows nachhaltig optimiert. Mit diesem leistungsstarken Tool können wir uns nun voll und ganz auf unseren Kernbereich konzentrieren und unsere Arbeitsprozesse effizienter gestalten. Wir möchten uns bei der Firma Weiss Büro-Digital für ihre hervorragende Unterstützung und Zusammenarbeit bei der Umsetzung dieses Projekts bedanken.“
Geschäftsführer
Effiziente Verarbeitung von Baueingangsrechnungen für optimierte Arbeitsabläufe
„Als Prokurist in der Bauindustrie habe ich gemeinsam mit unserem kaufmännischen Leiter Herrn Pistoor nach einer geeigneten Softwarelösung gesucht, um unseren Eingangsrechnungsprozess zu rationalisieren und einen digitalen Rechnungsworkflow samt rechtskonformer Archivierung zu erreichen. Ich bin begeistert, dass wir zusammen die Lösung BAUdigital gefunden haben. Das Team der Firma Weiss Büro-Digital hat es verstanden, die spezifischen Bedürfnisse unserer Branche zu verstehen und zu erfüllen. Mit ihrer Hilfe haben wir unsere Papier lastigen Prozesse erfolgreich digitalisiert und verfügen nun über einen effizienteren Arbeitsablauf. Ich empfehle ihre Software und ihr Fachwissen jedem in der Baubranche, der nach einer maßgeschneiderten Lösung sucht.“
Prokurist
Die Lösung BAUdigital im Detail – Schritt für Schritt
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Eingang von Baurechnungen
Mit BAUdigital werden eingehende Rechnungen, egal ob als Scan in Papierform oder per E-Mail, automatisch ausgelesen und nach erfolgter Sichtprüfung durch die Buchhaltung an die zuständigen Bauleiter zur Prüfung weitergeleitet.
Prüfung & Korrektur
Nach der Prüfung und Korrektur der Belege durch die Bauleiter werden korrigierte Rechnungen automatisch mit der Abschlagsrechnung, den weiteren Rechnungen und letztlich der Schlussrechnung in einen Kontext gebracht. Summen werden nach der Rechnungskorrektur automatisch aktualisiert. Aufwendige Neuberechnungen gehören der Vergangenheit an!
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Freigabe durch die Geschäftsführung
Nach der Prüfung durch die Bauleiter gehen die Belege an die Geschäftsführung zur finalen Freigabe. Sollte an dieser Stelle etwas nicht stimmen, kann die Geschäftsführung auch eine Rückfrage innerhalb des Prozesses stellen oder diese Rechnung erst einmal „parken“ um offene Punkte zu klären. Passt alles, geht die Rechnung zurück an die Buchhaltung.
Buchung & Bezahlung
Abschließend werden die Rechnungen durch die Buchhaltung gebucht und schließlich an das Fibu-System (z. B. DATEV) zur Bezahlung übergeben. Lieferanten werden auf Wunsch automatisch über Korrekturen und geänderte Zahlungsbeträge der Rechnung per E-Mail informiert. Alternativ geht diese E-Mail an den Bauleiter, der dann die Rechnung inklusive Kürzungsprotokoll an den Lieferanten weiterleiten kann.
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Revisionssiche Archivierung von Rechnungen (E-Rechnungspflicht)
Die gesetzlichen Anforderungen im Rahmen der E-Rechnungspflicht, die ab dem 01.01.2025 in Kraft treten, werden selbstverständlich erfüllt. Mit BAUdigital können Sie die gesetzlichen Formate (ZUGFeRD und X-Rechnung) als auch gescannte und PDF-Rechnungen empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren.
Ausgewählte Kunden, die auf uns setzen
Optionale Zusatzmodule
Workflow für FreistellungsbescheinigungenFreistellungs-bescheinigungen
Mit dem Zusatzmodul Workflow für Freistellungsbescheinigungen werden eingescannte Bescheinigungen nach §13b UstG / §48b EStG – oder auch weitere Nachweise wie z. B. Sozialversicherungs- bescheinigungen – effizient erfasst und zentral verwaltet. Das System überwacht automatisch die jeweiligen Ablauffristen und informiert den Benutzer rechtzeitig durch eine Aufgabe im Workflow sowie parallel per E-Mail.
In Kombination mit BAUdigital wird die Verwaltung der Freistellungsbescheinigungen vollständig automatisiert. So behalten Sie jederzeit den Überblick über Gültigkeiten und Fristen und minimieren das Risiko von Versäumnissen.
Power BI Auswertung für BAUdigital
Mit dem Zusatzmodul Power BI Auswertung für BAUdigital erhalten Sie ein standardisiertes Dashboard mit vier übersichtlichen Seiten, welches die in BAUdigital erfassten Daten visuell aufbereitet. Dank umfangreicher Filter- und Suchfunktionen können Sie Auswertungen gezielt nach Projekten, Kreditoren oder Zeiträumen vornehmen.
Das Dashboard bietet unter anderem:
- monatliche Aufsummierung der Eingangsrechnungen sowie eine Übersicht der Top-Lieferanten
- Anzeige der Eingangsrechnungen mit Skontofrist innerhalb der nächsten 14 Tage
- Kreisdiagramme zur Projektübersicht
- detaillierte Projektkosten mit farblicher Aufteilung auf Kreditoren
Workflow für Lieferscheine
Der Workflow für Lieferscheine sorgt für eine automatische Zuordnung eingehender Lieferscheine zu den entsprechenden Rechnungen. Dadurch wird die Nachvollziehbarkeit zwischen Lieferung und Abrechnung erheblich vereinfacht.
Sobald ein Lieferschein gescannt und im System erfasst ist, prüft der Workflow die passenden Rechnungsdokumente und verknüpft diese miteinander. Fehlende Dokumente werden automatisch erkannt und können direkt im Prozess zugeordnet werden.
So behalten Sie stets den Überblick über gelieferte und abgerechnete Leistungen, reduzieren manuellen Abstimmungsaufwand und stellen eine transparente Dokumentation für interne Prüfungen oder externe Kontrollen sicher.
