CLOUDservices –
DMS Cloud Services für Ihr Dokumentenmanagement
Ihr DMS sicher in der Cloud betreiben
Mit unseren CLOUDservices können Sie BÜROdigital und BAUdigital über eine professionelle Cloud-Infrastruktur nutzen. Statt das Dokumentenmanagementsystem ausschließlich auf der eigenen IT-Infrastruktur zu betreiben, wird die benötigte Umgebung extern bereitgestellt.
Damit erhalten Unternehmen eine flexible Alternative zum klassischen Betrieb auf dem eigenen Server. Die DMS Software bleibt dabei die zentrale Lösung für die digitale Verwaltung, Organisation und Bereitstellung Ihrer Dokumente und Informationen.
DMS-Hosting: Ihr Dokumentenmanagement in der Cloud
Beim DMS-Hosting wird die für BÜROdigital oder BAUdigital benötigte Serverumgebung über unsere CLOUDservices bereitgestellt. Sie nutzen Ihr Dokumentenmanagementsystem wie gewohnt, während die technische Infrastruktur für den Betrieb in der Cloud zur Verfügung steht.
Das Modell eignet sich beispielsweise für Unternehmen, die keine geeignete eigene Serverumgebung für das DMS vorhalten oder vorhandene IT-Ressourcen nicht zusätzlich belasten möchten. Auch bei steigenden Datenmengen kann benötigter Cloud-Speicher entsprechend dem vereinbarten Leistungsumfang bereitgestellt werden.
Sicheres DMS-Hosting in Deutschland
Datenschutz und Datensicherheit haben bei unserem DMS-Hosting hohe Priorität. Die Serverstandorte befinden sich ausschließlich in Deutschland und unterliegen den geltenden Datenschutzanforderungen. Regelmäßige Datensicherungen, kontrollierte Zugriffsrechte und moderne Verschlüsselungstechnologien tragen dazu bei, Ihre Dokumente und Daten zuverlässig zu schützen.
So können Sie BÜROdigital und BAUdigital sicher in der Cloud nutzen, ohne eine eigene Server-Infrastruktur für Ihr Dokumentenmanagement betreiben zu müssen.
Vorteile unserer Cloudlösungen
Keine eigenen Server notwendig
Automatische Updates & Wartung
Skalierbare Leistungen – passend zu Ihrem Bedarf
Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Daten
Höchste Ausfallsicherheit und Verfügbarkeit
Verbesserte Sicherheit – Schutz vor Datenverlust
Verbesserte Sicherheit und Schutz vor Datenverlust
Ein Cloud DMS schafft vor allem Flexibilität im digitalen Arbeitsalltag. Berechtigte Mitarbeiter können unabhängig vom Unternehmensstandort auf benötigte Dokumente und Informationen zugreifen, beispielsweise im Büro, an unterschiedlichen Standorten oder beim mobilen Arbeiten.
Auch für KMU mit begrenzten eigenen IT-Ressourcen kann das Cloud Dokumentenmanagement interessant sein. Investitionen in zusätzliche Server-Hardware für den Betrieb des DMS können vermieden und die Anforderungen an die eigene IT-Infrastruktur reduziert werden.
Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit. Verändern sich Speicherbedarf oder Anforderungen, lässt sich die bereitgestellte Cloud-Lösung an den vereinbarten Bedarf anpassen.
Cloud DMS für digitales Dokumentenmanagement
Ein Cloud DMS verbindet die Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems mit einer extern bereitgestellten Cloud-Infrastruktur. Dokumente und Informationen werden digital verwaltet und stehen berechtigten Mitarbeitern innerhalb des DMS zur Verfügung. Ein Cloud-DMS erleichtern die Integration mit anderen Systemen.
Digitales Dokumentenmanagement geht dabei weit über die reine Speicherung von Dateien hinaus. Ein DMS kann Unternehmen dabei unterstützen, Dokumente zu erfassen, strukturiert abzulegen, wiederzufinden, zu archivieren und in digitale Workflows einzubinden. Dabei sollte ein Cloud DMS eine revisionssichere Archivierung sicherstellen.
Das betrifft beispielsweise Rechnungen, Verträge, E-Mails, PDF-Dateien und weitere geschäftsrelevante Inhalte. Statt Informationen auf unterschiedlichen Laufwerken oder in verschiedenen Ablagesystemen zu verteilen, können sie innerhalb eines zentralen Dokumentenmanagementsystems organisiert werden. Ein Cloud DMS ermöglicht die automatisierte Durchführung von Freigabeprozessen bei gleichzeitiger Berücksichtigung von Berechtigungs-und Sicherheitskonzepten. Die konkrete Funktionsweise und die verfügbaren Funktionen richten sich dabei nach der eingesetzten DMS Software und der jeweiligen Lösung.
DMS Systeme in der Cloud oder On-Premises?
Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems stellt sich häufig die Frage, ob das DMS in der Cloud oder on premises betrieben werden soll.
Beide Varianten können sinnvoll sein. Entscheidend sind die vorhandene IT-Infrastruktur, die Anforderungen des Unternehmens und die Ziele des jeweiligen IT-Projekts.
Bei einer On-Premise-Lösung wird die DMS Software auf der eigenen Infrastruktur des Unternehmens betrieben. Dafür müssen entsprechende Serverkapazitäten vorhanden sein und betrieben werden.
Beim DMS Hosting wird die für den Betrieb benötigte Infrastruktur dagegen extern bereitgestellt. Unternehmen können ihr DMS in der Cloud nutzen, ohne die dafür erforderliche Server-Infrastruktur selbst vorzuhalten.
Welche Variante besser passt, lässt sich daher nicht pauschal beantworten.
Bei der Auswahl sollten unter anderem vorhandene IT-Ressourcen, Speicherbedarf, Zugriffsmöglichkeiten, Datenschutzanforderungen, Kosten und interne Prozesse berücksichtigt werden.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Bei Dokumentenmanagementsystemen, kurz DMS, spricht man von Softwarelösungen zur digitalen Verwaltung von Dokumenten und Informationen. Es unterstützt Unternehmen dabei, geschäftsrelevante Dateien strukturiert zu erfassen, zu speichern, zu bearbeiten, zu suchen und zu archivieren.
Moderne Dokumentenmanagement Systeme können außerdem Arbeitsabläufe und wiederkehrende Aufgaben digital unterstützen. Dokumente lassen sich beispielsweise bestimmten Mitarbeitern, Prozessen oder Vorgängen zuordnen. Die zentrale Suche ist dabei eine wichtige Funktion vieler DMS-Systeme. Statt Informationen in verschiedenen Ordnern, E-Mail-Postfächern oder lokalen Ablagen suchen zu müssen, können relevante Dokumente zentral verfügbar gemacht werden.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) schafft damit eine strukturierte Informationsbasis für den digitalen Arbeitsalltag und kann einen wichtigen Baustein der Digitalisierung von Unternehmen darstellen.
DMS-Lösungen für unterschiedliche Branchen und Anforderungen
Dokumentenmanagementsysteme können in vielen Branchen eingesetzt werden, denn nahezu jedes Unternehmen verarbeitet täglich geschäftsrelevante Dokumente und Informationen. Die Anforderungen unterscheiden sich jedoch. Rechnungen, Verträge, Projektunterlagen, Personalunterlagen oder andere Dokumenttypen können unterschiedliche Prozesse und Workflows erfordern.
Mit BÜROdigital bieten wir Lösungen für unterschiedliche Bereiche des digitalen Dokumentenmanagements. BAUdigital richtet sich speziell an Anforderungen und Arbeitsabläufe im Bauumfeld. Welche Funktionen und Strukturen sinnvoll sind, hängt deshalb vom Unternehmen, der Branche und den jeweiligen Prozessen ab.
DMS Software für strukturierte digitale Arbeitsabläufe
DMS Software unterstützt nicht mehr nur bei der Ablage und Archivierung. Je nach Funktionsumfang können auch digitale Workflows abgebildet und wiederkehrende Arbeitsabläufe unterstützt werden.
So lassen sich beispielsweise eingehende Dokumente erfassen, bestimmten Vorgängen zuordnen und zur weiteren Bearbeitung bereitstellen. Mitarbeiter erhalten dadurch die Informationen, die sie für ihre jeweiligen Aufgaben benötigen. Für die Organisation bedeutet das weniger Abhängigkeit von manuellen Ablagestrukturen und einzelnen Speicherorten.
Gerade bei wachsenden Unternehmen kann ein digitales Dokumentenmanagement dazu beitragen, Prozesse übersichtlich zu halten und die interne Zusammenarbeit und Kommunikation zu unterstützen. Bei der Auswahl einer DMS Software sollte die Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt werden denn diese senkt Schulungsbedarf und Akzeptanz.
Dokumente, E-Mails und PDF-Dateien zentral verwalten
Im Arbeitsalltag entstehen Informationen an vielen unterschiedlichen Stellen. Neben klassischen Dokumenten gehören dazu E-Mails, Rechnungen, Verträge, PDF-Dateien und weitere digitale Dateien.
Ein DMS ermöglicht es, diese Inhalte strukturiert zu verwalten und relevante Informationen zentral verfügbar zu machen. Dadurch können Mitarbeiter benötigte Dokumente schneller suchen und auf die für ihre Aufgaben relevanten Inhalte zugreifen.
Auch die Archivierung spielt dabei eine wichtige Rolle. Geschäftlich relevante Dokumente können innerhalb der vorgesehenen Strukturen archiviert und entsprechend der jeweiligen Anforderungen aufbewahrt werden. Das reduziert verteilte Ablagen und unterstützt Unternehmen dabei, ihre digitale Verwaltung übersichtlicher zu organisieren. Für Rechnungen ist beispielsweise sogar eine revisionssichere Archivierung gesetzlich vorgeschrieben.
Cloud Dokumentenmanagement für KMU ohne IT-Infrastruktur
Gerade kleine und mittelständische Unternehmen verfügen nicht immer über umfangreiche eigene IT-Ressourcen. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Digitalisierung, Informationsverfügbarkeit und digitale Arbeitsabläufe.
Cloud Dokumentenmanagement kann hier eine Alternative zum Betrieb auf zusätzlichen eigenen Servern darstellen. Die notwendige Cloud Infrastruktur für den Betrieb des DMS wird extern bereitgestellt.
Dadurch können KMU ein leistungsfähiges Dokumentenmanagementsystem nutzen, ohne selbst zusätzliche Hardware für das DMS bereitstellen zu müssen.
Unsere CLOUDservices richten sich daher insbesondere an Unternehmen, die BÜROdigital oder BAUdigital nutzen möchten, aber keine geeignete eigene Server-Infrastruktur betreiben oder vorhandene Kapazitäten nicht zusätzlich belasten möchten.
Cloud-Speicher ist nicht gleich Cloud DMS
Cloud-Speicher und Cloud DMS werden häufig miteinander verwechselt. Ein klassischer Cloud-Speicher dient in erster Linie dazu, Dateien online zu speichern und von verschiedenen Geräten aus verfügbar zu machen.
Ein Dokumentenmanagementsystem bietet dagegen zusätzliche Funktionen für die strukturierte Verwaltung von Dokumenten. Dazu können je nach DMS unter anderem Suche, Archivierung, Zugriffssteuerung, Workflows und die Zuordnung von Informationen zu Vorgängen gehören. Die Speicherung von Dateien ist somit nur ein Teil eines digitalen Dokumentenmanagementsystems. Entscheidend ist die strukturierte Verwaltung und Nutzung der enthaltenen Informationen.
Für Unternehmen, die nicht nur Dateien speichern, sondern Dokumente systematisch organisieren und in Arbeitsabläufe integrieren möchten, ist ein DMS daher eine andere Lösung als reiner Cloud-Speicher.
Cloud Computing, Cloud-Dienste und DMS Hosting im Vergleich
Cloud Computing ist ein Oberbegriff für IT-Ressourcen, die über eine externe Infrastruktur bereitgestellt werden.
Dazu können beispielsweise Rechenleistung, Speicher, Anwendungen oder weitere Cloud-Dienste gehören. In Deutschland nutzen neuen von zehn Unternehmen bereits Cloud Computing.
Unsere CLOUDservices sind deutlich konkreter ausgerichtet. Wir bieten nicht allgemein beliebige Cloud-Computing-Leistungen an, sondern ermöglichen unseren Kunden, BÜROdigital und BAUdigital über eine bereitgestellte Cloud-Infrastruktur zu betreiben.
Auch der Begriff Software as a Service, kurz SaaS, wird häufig im Zusammenhang mit diesen Themen und Cloud Software verwendet. Dabei wird Software typischerweise als laufender Dienst bereitgestellt und genutzt.
Bei unserem Modell erwerben Kunden BÜROdigital bzw. BAUdigital als Lösung und können sich zusätzlich für das Hosting in der Cloud entscheiden.
Unsere CLOUDservices sind daher als Hosting-Option für unsere DMS-Lösungen zu verstehen und nicht als allgemeines SaaS-Angebot.
Welche DMS-Lösung passt zu Ihrem Unternehmen?
Bei der Auswahl eines DMS sollten Unternehmen nicht nur die Technologie betrachten. Entscheidend ist, welche Prozesse, Dokumente und Arbeitsabläufe künftig digital unterstützt werden sollen.
Wichtige Kriterien können beispielsweise die Anzahl der Mitarbeiter, vorhandene IT-Infrastruktur, benötigte Funktionen, Zugriffsrechte, Suchmöglichkeiten, Archivierung und gewünschte Workflows sein. Auch die Frage nach Cloud oder On-Premise sollte Teil der Auswahl sein. Ein Unternehmen mit vorhandener Server-Infrastruktur kann andere Anforderungen haben als ein KMU, das seine IT möglichst schlank halten möchte.
Bei einem Vergleich verschiedener DMS-Anbieter lohnt es sich deshalb, nicht nur einzelne Funktionen zu vergleichen, sondern die Lösung im Zusammenhang mit den tatsächlichen Anforderungen und Zielen des Unternehmens zu betrachten.
Dokumentenmanagement, Workflows und Compliance
Ein modernes DMS unterstützt Unternehmen dabei, Informationen nachvollziehbar zu organisieren und definierte Arbeitsabläufe abzubilden.
Zugriffsrechte können dazu beitragen, dass Mitarbeiter nur auf die für ihre Aufgaben vorgesehenen Dokumente und Informationen zugreifen. Gleichzeitig können digitale Workflows Bearbeitungsprozesse strukturieren. Auch Compliance-Anforderungen können bei der Auswahl und Konfiguration eines DMS eine wichtige Rolle spielen. Welche Anforderungen konkret gelten, hängt unter anderem von der Art der Dokumente, der Branche und den gesetzlichen Rahmenbedingungen ab.
Deshalb sollte ein DMS nicht isoliert als Ablage betrachtet werden, sondern als Bestandteil der internen digitalen Organisation und Informationsprozesse.
FAQ – Häufige Fragen zu DMS Cloud und CLOUDservices
Was ist ein DMS in der Cloud?
Ein DMS in der Cloud ist ein Dokumentenmanagementsystem, das nicht auf einer eigenen lokalen Server-Infrastruktur des Unternehmens betrieben werden muss. Die für den Betrieb erforderliche Infrastruktur wird extern bereitgestellt, während berechtigte Nutzer auf das DMS und die darin verwalteten Informationen zugreifen können. Bei unseren CLOUDservices können BÜROdigital und BAUdigital auf diese Weise in der Cloud gehostet werden.
Benötige ich einen eigenen Server für BÜROdigital?
Nein. BÜROdigital kann entweder auf einer geeigneten eigenen Server-Infrastruktur oder über unsere CLOUDservices betrieben werden.
Die Cloud-Lösung ist insbesondere für Unternehmen interessant, die keinen eigenen Server für das DMS betreiben möchten oder deren vorhandene IT-Infrastruktur bzw. Speicherkapazitäten nicht für den zusätzlichen Betrieb vorgesehen sind.
Ist ein DMS in der Cloud für KMU geeignet?
Ja. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen kann ein Cloud DMS interessant sein, wenn keine umfangreiche eigene IT-Infrastruktur vorhanden ist. Das Unternehmen kann die Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems nutzen, während die für den Betrieb erforderliche Cloud Infrastruktur extern bereitgestellt wird.
Welche Vorteile bietet DMS Hosting gegenüber einem eigenen Server?
Beim DMS Hosting muss das Unternehmen keine zusätzliche eigene Server-Infrastruktur für den Betrieb des Dokumentenmanagementsystems bereitstellen.
Weitere Vorteile können ein ortsunabhängiger Zugriff, flexibel bereitgestellte Speicherkapazitäten und ein geringerer Aufwand für die eigene Infrastruktur sein. Welche Variante wirtschaftlich und technisch sinnvoller ist, hängt jedoch von den individuellen Anforderungen ab.
Was sind mögliche Nachteile einer Cloud-Lösung?
Eine Cloud-Lösung setzt eine zuverlässige Internetverbindung voraus. Zudem werden Daten und Anwendungen auf externer Infrastruktur betrieben, weshalb Datenschutz, Serverstandort, Zugriffskonzepte, Verfügbarkeit und vertragliche Rahmenbedingungen bei der Auswahl eines Anbieters sorgfältig geprüft werden sollten.
Unternehmen sollten Cloud und On-Premise deshalb anhand ihrer individuellen Anforderungen vergleichen, statt grundsätzlich davon auszugehen, dass eine Variante für jedes Unternehmen besser geeignet ist.
Was versteht man unter Cloud Services?
Cloud Services bezeichnet allgemein IT-Leistungen, die über eine Cloud-Infrastruktur bereitgestellt werden. Dazu können Speicher, Rechenleistung, Software und weitere IT-Dienste gehören. Unsere CLOUDservices beziehen sich konkret auf das Hosting unserer Lösungen BÜROdigital und BAUdigital. Sie sind daher nicht mit dem vollständigen Leistungsportfolio eines allgemeinen Cloud-Computing-Anbieters gleichzusetzen.
Wie kommen meine Dokumente in das Cloud DMS?
Wie Dokumente erfasst und verarbeitet werden, hängt vom eingesetzten DMS und dem jeweiligen Prozess ab. Digitale Dateien, PDF-Dateien, E-Mails und weitere Dokumente können über die dafür vorgesehenen Funktionen in das Dokumentenmanagement eingebunden werden. Ein Cloud DMS unterstützt dabei auch automatische Texterkennung (OCR) für gescannte Dokumente.
Dabei geht es nicht um eine einfache Synchronisierung wie bei einem klassischen Cloud-Speicher. Die Inhalte werden innerhalb des DMS strukturiert verwaltet und können entsprechend der eingerichteten Prozesse und Zugriffsrechte genutzt werden.
Kann ich BÜROdigital auch ohne CLOUDservices nutzen?
Ja. CLOUDservices sind eine zusätzliche Hosting-Option für BÜROdigital und BAUdigital. Wenn die erforderliche eigene IT-Infrastruktur vorhanden ist, kann die DMS Software auch auf der Infrastruktur des Unternehmens betrieben werden. Gemeinsam lässt sich prüfen, welche Betriebsform für die jeweiligen Anforderungen besser geeignet ist.
Beratung & Einrichtung vom Profi
Wir begleiten Sie vom ersten Beratungsgespräch bis zur vollständigen Einrichtung Ihrer Cloudlösung. Unser Team unterstützt Sie persönlich, individuell und mit viel Erfahrung aus zahlreichen Digitalisierungsprojekten. Lassen Sie sich unverbindlich beraten und starten Sie sicher in die Cloud-Zukunft!
Ausgewählte Kunden, die auf uns setzen
