BÜROdigital – Dokumentenmanagement für Unternehmen
Digitale Archivierung und Workflowmanagement
Die fortschreitende Digitalisierung und neue Anforderungen an den Umgang mit Geschäftsunterlagen verändern die Organisation im Büro. Unternehmen stehen vor der Aufgabe, Papierchaos zu reduzieren, Dokumente übersichtlich abzulegen und ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten.
BÜROdigital unterstützt Sie dabei mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die digitale Archivierung und, je nach gewählter Variante, für die Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten. So schaffen Sie eine zentrale Ablage für Ihre Unterlagen und reduzieren den Aufwand für die Suche und Verwaltung.
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Mehr InformationenBÜROdigital: DMS-Software passend zu Ihrem Unternehmen
BÜROdigital ist in verschiedenen Ausführungen erhältlich. Welche Variante zu Ihrem Unternehmen passt, hängt davon ab, wie Sie Ihre Geschäftsunterlagen ablegen und welche Geschäftsprozesse Sie digital unterstützen möchten.
Liegt Ihr Fokus auf der digitalen Ablage und der Erfüllung Ihrer Archivierungspflichten, beispielsweise beim Empfangen und Archivieren von E-Rechnungen, sind BÜROdigital Start oder BÜROdigital Team die passende Wahl. Bei diesen Varianten stehen die zentrale Speicherung und geordnete Verwaltung Ihrer Dokumente im Vordergrund. BÜROdigital Flow und Pro ergänzen das Archiv um digitale Workflows, beispielsweise zur Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen.
Start
Der smarte Einstieg in die digitale Archivierung
Die ideale Lösung für kleine Unternehmen oder einzelne Abteilungen, die ihre Eingangsrechnungen digital erfassen und archivieren möchten. Statt Unterlagen auf Papier aufzubewahren, schaffen Sie eine übersichtliche digitale Ablage. So reduzieren Sie den Aufwand für die Suche und bringen mehr Ordnung in Ihren Büroalltag.
Flow
Der Einstieg in den digitalen Dokumentenworkflow
Die einfache Lösung für Unternehmen, die beispielsweise Eingangsrechnungen digital bearbeiten und freigeben möchten. Definierte Freigabe-Workflows unterstützen die zuständigen Mitarbeiter bei der Prüfung und sorgen für nachvollziehbare Abläufe. So ergänzen Sie Ihre Dokumentenablage um einen geregelten Bearbeitungsprozess.
Team
Für wachsende Teams und mehrere Standorte
Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig auf das digitale Archiv zugreifen sollen, ist BÜROdigital Team die richtige Wahl. Mit unbegrenzten Benutzerlizenzen können Sie Ihre Geschäftsunterlagen gemeinsam nutzen. Ob Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente: Eine zentrale Ablage erleichtert die Zusammenarbeit und hilft Ihren Teams, den Überblick zu behalten.
Pro
Professionelles Workflowmanagement mit System
Die umfassende Lösung für Unternehmen, die ihre Dokumentenverarbeitung automatisieren und ihre Geschäftsprozesse digital steuern möchten. Individuelle Workflows unterstützen Abläufe über die Rechnungsbearbeitung hinaus. Je nach Anforderung ermöglichen Schnittstellen die DMS-Integration in bestehende Softwarelösungen.
Welche Variante am besten zu Ihrem Unternehmen passt, erarbeiten wir gemeinsam mit Ihnen in einem persönlichen Gespräch. Dabei klären wir Ihre Fragen zur Software, zu den benötigten Funktionen und zur Einführung.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Digitale Archivierung: Geschäftsunterlagen geordnet ablegen
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Schneller Zugriff auf Informationen: Ihre Dokumente sind zentral gespeichert. Volltextsuche, Schlagworte und Filter helfen Ihren Mitarbeitern, benötigte Geschäftsunterlagen schnell zu finden.
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Weniger Platzbedarf und Kosten: Die digitale Speicherung reduziert die Menge an Papier im Büro. Sie benötigen weniger Platz für Akten und sparen Druck- und Lagerkosten.
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Revisionssichere Aufbewahrung: Das digitale Archiv unterstützt die Erfüllung Ihrer Archivierungspflichten durch eine nachvollziehbare und gegen unbemerkte Veränderungen geschützte Ablage.
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Kontrollierter Zugriff: Berechtigungen regeln, welche Mitarbeiter Dokumente einsehen oder bearbeiten dürfen.
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Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Protokollfunktionen machen Vorgänge im Archiv nachvollziehbar.
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Ortsunabhängiges Arbeiten: Berechtigte Mitarbeiter können auch im Homeoffice oder unterwegs auf benötigte Unterlagen zugreifen.
Workflowmanagement: Geschäftsprozesse effizient organisieren
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Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Prozesse wie die Rechnungsprüfung laufen nach definierten Regeln ab. Dokumente werden an die zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet.
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Weniger Aufwand: Digitale Freigabe-Workflows reduzieren manuelle Arbeitsschritte und Rückfragen. Das beschleunigt die Bearbeitung und verringert mögliche Fehlerquellen.
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Klare Verantwortlichkeiten: Dokumentierte Bearbeitungsschritte zeigen, wer für welche Aufgabe zuständig ist und welchen Status ein Vorgang hat.
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Bessere Zusammenarbeit: Mitarbeiter arbeiten an einem gemeinsamen Vorgang und erhalten Benachrichtigungen zu anstehenden Aufgaben.
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Fristen im Überblick: Fristenkontrolle und Erinnerungen helfen dabei, offene Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.
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Anbindung bestehender Software: Je nach eingesetztem System und verfügbarer Schnittstelle ermöglicht die DMS-Integration eine Verbindung mit ERP-, CRM- oder Buchhaltungssoftware.
Zusammenspiel beider Systeme
Ein digitales Archiv bildet die Grundlage jeder modernen Dokumentenverwaltung. Hier werden alle relevanten Unterlagen zentral GoBD-konform gespeichert, revisionssicher aufbewahrt und zuverlässig vor Verlust geschützt.
Es sorgt dafür, dass Dokumente jederzeit schnell auffindbar und in ihrer originalen Form verfügbar sind, unabhängig davon, ob es sich um Belege, Verträge oder andere geschäftskritische Unterlagen und Daten handelt. Darauf aufbauend entfaltet das Workflowmanagementsystem seine volle Stärke: Es ergänzt die reine Ablage um viele intelligente Prozesse.
Während das Archiv „bewahrt“, sorgt das Workflowmanagement dafür, dass Dokumente in Bewegung kommen. Es legt fest, welche Schritte ein Dokument durchläuft, wer es in welcher Reihenfolge bearbeitet und welche Fristen dabei einzuhalten sind. So werden beispielsweise Rechnungen automatisch an die zuständigen Personen weitergeleitet, Freigaben digital erteilt und Zahlungsprozesse angestoßen.
Das Zusammenspiel beider Systeme schafft somit einen durchgängigen digitalen Prozess: Das Archiv garantiert Sicherheit und Nachvollziehbarkeit, das Workflowmanagement bringt Struktur und Effizienz in die täglichen Arbeitsabläufe. Unternehmen profitieren von einer klaren Aufgabenverteilung, verkürzten Durchlaufzeiten und einer lückenlosen Dokumentation – die Basis für mehr Transparenz, Produktivität und Rechtssicherheit.
Entscheiden Sie sich richtig:
Vergleich der wichtigsten Merkmale
Vergleichen Sie die vier Varianten unserer DMS-Software und gewinnen Sie einen Überblick über die Funktionen für Archivierung, Dokumentenverarbeitung und digitale Freigabe-Workflows.
- Standard Archiv mit gesetzeskonformer Archivierung
- Unlimitierte Anzahl von Benutzern
- Automatischer E-Mail-Import eines E-Mail-Postfachs
- Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- Verarbeitung von nicht E-Rechnungen mittels KI und OCR
- Einfacher Workflow für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Individuelle Workflows, inklusive Schnittstellen (z.B. DATEV) für diverse
Bereiche im Unternehmen
- Standard Archiv mit gesetzeskonformer Archivierung
- Unlimitierte Anzahl von Benutzern
- Automatischer E-Mail-Import eines E-Mail-Postfachs
- Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- Verarbeitung von nicht E-Rechnungen mittels KI und OCR
- Einfacher Workflow für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Individuelle Workflows, inklusive Schnittstellen (z.B. DATEV) für diverse
Bereiche im Unternehmen
- Standard Archiv mit gesetzeskonformer Archivierung
- Unlimitierte Anzahl von Benutzern
- Automatischer E-Mail-Import eines E-Mail-Postfachs
- Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- Verarbeitung von nicht E-Rechnungen mittels KI und OCR
- Einfacher Workflow für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Individuelle Workflows, inklusive Schnittstellen (z.B. DATEV) für diverse
Bereiche im Unternehmen
- Standard Archiv mit gesetzeskonformer Archivierung
- Unlimitierte Anzahl von Benutzern
- Automatischer E-Mail-Import eines E-Mail-Postfachs
- Empfang und Verarbeitung von E-Rechnungen
- Verarbeitung von nicht E-Rechnungen mittels KI und OCR
- Einfacher Workflow für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen
- Individuelle Workflows, inklusive Schnittstellen (z.B. DATEV) für diverse
Bereiche im Unternehmen
Ausgewählte Kunden, die auf uns setzen
Was unsere Kunden sagen
Petra Janßen
Geschäftsführerin
Büroassistenz
Geschäftsführer
FAQ – Häufige Fragen zu BÜROdigital
Was ist der Unterschied zwischen digitaler Ablage und einem DMS?
Eine digitale Ablage speichert Dateien. Ein DMS ergänzt strukturierte Suche, Zugriffsrechte, nachvollziehbare Bearbeitung und je nach Variante Freigabe-Workflows.
Wie starte ich mit BÜROdigital, ohne alles auf einmal umzustellen?
Beginnen Sie mit einem Pilotprojekt und ausgewählten Unterlagen. Legen Sie Zugriffsrechte fest und schulen Sie die zuständigen Mitarbeiter vor der Inbetriebnahme.
Welche Unterlagen sollte ein kleines Büro zuerst digitalisieren?
Starten Sie mit häufig benötigten Geschäftsunterlagen wie Rechnungen, Lieferscheinen und Verträgen. Eine klare Ablagestruktur hilft, Papierchaos schrittweise zu reduzieren.
Wie lange dauert die Einführung eines DMS in einem Betrieb ab vier Mitarbeitern?
Die Dauer hängt von Dokumentenmenge, Schnittstellen und gewünschten Workflows ab. Nach der Bestandsaufnahme planen wir Einrichtung, Datenübernahme und Mitarbeiterschulung. Eine pauschale Aussage dazu ist nicht ganz so einfach aber erfahrungsgemäß zwischen drei bis sechs Monaten.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Ein Dokumentenmanagement System organisiert digitale Dokumente über ihren Lebenszyklus: von der Erstellung oder Erfassung über Bearbeitung und Speicherung bis zur geregelten Aufbewahrung und Löschung.
Für welche Unternehmen lohnt sich ein Dokumentenmanagementsystem?
Ein DMS lohnt sich besonders bei vielen Dokumenten, häufigen Suchvorgängen oder gemeinsamen Bearbeitungsprozessen. Ein Cloud-DMS lässt sich bei wachsenden Anforderungen erweitern.
Welche Vorteile bietet ein DMS für Unternehmen?
Ein DMS schafft Ordnung und reduziert Suchaufwand. Ein Cloud-DMS ermöglicht berechtigten Zugriff über das Internet, auch unterwegs, und reduziert den Bedarf an eigener Serverinfrastruktur.
Können mit BÜROdigital auch Arbeitsabläufe digitalisiert werden?
Ja. Flow und Pro unterstützen digitale Workflows. Klare Zuständigkeiten und die frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter fördern Nutzerakzeptanz und erfolgreiche Anwendung.
Ist die digitale Archivierung mit BÜROdigital revisionssicher und GoBD-konform?
BÜROdigital unterstützt revisionssichere Archivierung. GoBD-konformes Arbeiten erfordert zusätzlich passende organisatorische Abläufe, eine ordnungsgemäße Einrichtung und eine Verfahrensdokumentation.